How Can We Help?
Kiedy pracodawca zatrudnia nowego pracownika powinien przygotować dla niego komplet dokumentów, które pracownik powinien wypełnić i podpisać. Jest to bardzo ważne, ponieważ pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a pracownik powinien posiadać takie dokumenty jak skierowanie na badania lekarskie czy umowę o pracę.
Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych pracownika, a w aktach osobowych pracownika załącza się oprócz dokumentacji pracowniczej: świadectwa pracy pracownika z byłych miejsc – niezbędne do naliczenia przysługujących dni urlopu, certyfikaty, zaświadczenia, rekomendacje z byłych miejsc pracy – jeżeli są wymagane, dyplomy ukończenia szkoły wyższej oraz inne dokumenty świadczące o dodatkowych umiejętnościach, kwalifikacjach. Pracownik jest zobowiązany przedłożyć oryginalne dokumenty pracodawcy do wglądu – weryfikacji, następnie pracodawca wykonuje kopie dostarczonych dokumentów.
Dokumenty które Pracodawca przekazuje Pracownikowi do wypełnienia:
- Kwestionariusz osobowy: w aktach osobowych powinien znajdować się zarówno kwestionariusz osobowy kandydata, jak i pracownika. Na etapie procesu rekrutacyjnego pracodawca może pytać pracownika kwalifikacje zawodowe, jego edukację czy przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca nie może natomiast wymagać na tym etapie podania bardziej szczegółowych danych pracownika takich jak PESEL lub innych danych osobowych. Dopiero po zatrudnieniu pracownika niezbędne jest wypełnienie formularza z takimi danymi (np. aby zgłosić pracownika do ZUS-u). Kwestionariusz osobowy powinien zawierać dane wskazane w Art. 22(1) Kodeksu Pracy (m.in. dane osobowe pracownika, PESEL, numer konta oraz czasem konieczne jest podanie danych osobowych dzieci pracownika, jeżeli pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień w przebiegu zatrudnienia).
- Skierowanie na badania lekarskie: Skierowanie i orzeczenie lekarskie muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Za badania medycyny pracy powinien zapłacić pracodawca. Przed rozpoczęciem wykonywania pracy, każdy pracownik powinien przejść badania lekarskie, których rodzaj zależy od stanowiska i typu wykonywanej pracy. Badania lekarskie wykonuje się w placówkach medycyny pracy. Lekarz decyduje, czy pracownik jest zdolny do podjęcia obowiązków zawodowych wynikających z umowy. Pracownik otrzymuje orzeczenie lekarskie z dopuszczeniem do pracy na określonym stanowisku, które jest zobowiązany przekazać pracodawcy.
- Umowa o pracę: Umowa o pracę jest podstawą zatrudnienia pracownika. Umowę o pracę należy podpisać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W tym dokumencie określane są prawa i obowiązki – zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W przypadku jakichkolwiek nieporozumień pomiędzy pracownikiem a pracodawcą umowa o pracę powinna być podstawą do rozstrzygania ich. Umowa o pracę jest podpisywana przez pracownika i pracodawcę, a zawarta może zostać na czas próbny, określony lub nieokreślony.
- Informacja o warunkach zatrudnienia: Powinny się w niej znaleźć informacje o normie czasu pracy (dobowej i tygodniowej), wypłatach wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, okresie wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy. Informacja o warunkach zatrudnienia musi zostać przekazana pracownikowi do 7 dni od momentu podpisania umowy o pracę. W przypadku, gdy w firmie nie funkcjonuje regulamin pracy, pracodawca powinien poinformować pracownika o sposobie ewidencjonowania czasu pracy oraz sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP oraz zapoznanie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy: Pracodawca powinien posiadać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji. Szkolenie BHP obejmować powinno:
- szkolenie wstępne ogólne (instruktaż ogólny) – dla nowych pracowników,
- oraz szkolenie wstępne na stanowisku pracy (instruktaż stanowiskowy) – pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych oraz na takich, gdzie występuje ryzyko działania czynników szkodliwych dla zdrowia, uczniowie odbywający naukę zawodu.
- Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem: Jeżeli pracownik wychowuje przynajmniej jedno dziecko do lat 14, przysługuje mu dodatkowy urlop w wymiarze 16 godzin lub dwóch pełnych dni – w każdym roku kalendarzowym. Dni te nie przechodzą na następny rok, nie jest również wypłacany ekwiwalent za ten czas.
W dokumencie pracodawca może otrzymać zgodę na pracę powyżej 8 godzin na dobę (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej), pracę w nocy, w godzinach nadliczbowych, w systemie przerywanego czasu pracy lub zgodę na delegowanie. - Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń społecznych: Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę zgłoszony jest do ZUS-u. Dodatkowo przysługuje mu prawo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych członków swojej rodziny (dziecko, dziecko na wychowaniu, małżonka, wstępnych – rodziców żyjących w tym samym gospodarstwie domowym).
- PIT-2: To oświadczenie pracownika, które pozwala pracodawcy na pomniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. PIT-2 składany jest w momencie podejmowania pracy. Raz złożony PIT-2 zachowuje swoją ważność w kolejnych latach. PIT-u-2 nie może złożyć pracownik, który jest emerytem, przedsiębiorcą lub pracuje na kilku etatach (w tym przypadku można upoważnić tylko jednego pracodawcę do uwzględniania kwoty wolnej). Oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Pracownik może złożyć wniosek o podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł, zamiast 250 zł), w przypadku, gdy mieszka poza miejscowością wykonywania pracy i ponosi koszty związane z transportem do pracy (i nie pobiera dodatku za rozłąkę).
- Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych: Wraz z rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik automatycznie zostaje przypisany do PPK. Pracodawca zawiera umowę z PPK i co miesiąc przekazuje co najmniej 1,5% (a maksymalnie 4%) wynagrodzenia pracownika na prywatny numer PPK. PPK to program, który ma wspomagać gromadzenie środków na zabezpieczenie emerytalne po zaprzestaniu aktywności zawodowej. Jeżeli ktoś nie chce korzystać z PPK, może w dowolnym momencie złożyć rezygnację.
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych: Pracodawca może pozyskać zgodę już na etapie rekrutacji – poprzez uzupełnienie klauzuli informacyjnej o informacje dotyczące celu przetwarzania danych i wskazanie odbiorców danych w razie zatrudnienia kandydata. Jeżeli jednak tego nie zrobił, należy spełnić obowiązek informacyjny i uzupełnić dokument, ponieważ pracodawca staje się administratorem danych pracownika.
- Dokument o równym traktowaniu pracowników: Dokument przedstawia deklarację pracodawcy, że nie będzie on dyskryminował pracowników ze względu na płeć, wiek, pochodzenie, stan zdrowia orientację seksualną, wyznanie czy rodzaj umowy o pracę i wymiar czasu pracy. Z zasady wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo, również w przypadku awansów lub dostępu do szkoleń, które mają na celu podnoszenie kwalifikacji zawodowych.