Cudzoziemiec, który będzie delegowany do pracy za granicą, przede wszystkim musi przebywać legalnie w Polsce. Legalny pobyt możliwy jest na podstawie:
- zezwolenia na pobyt czasowy lub pobyt stały
- zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
- specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy
- paszportu biometrycznego
- wizy (np. wiza Schengen, wiza krajowa).
Szczegółowe zasady delegowania pracowników – Niemcy i Belgia
Zezwolenia na pracę cudzoziemca wydawane w Polsce obowiązują jedynie w Polsce, dlatego niektóre Państwa Unii Europejskiej wymagają uzyskania takiego zezwolenia na terenie ich kraju.
Niemcy
W przypadku oddelegowania obywateli innych państw spoza Unii Europejskiej do Niemiec, należy uzyskać wizę Vander Elst. Można się o nią starać w ambasadzie Niemiec w Warszawie. (Ambasada Niemiec w Polsce udostępnia aktualizowane listy państw, których obywatele podlegają obowiązkowi wizowemu).
Wiza Vander Elst ta uprawnia do wykonywania pracy w Niemczech w okresie:
- na jaki firma delegująca (w tym przypadku – z Polski) podpisała umowę z odbiorcą usług na terenie Niemiec i jednocześnie
- w okresie krótszym niż wynikający z okresu ważności dokumentów legalizujących pobyt i pracę w Polsce.
Wnioski wizowe można składać wyłącznie w Dziale Wizowym Ambasady Niemiec w Warszawie. Wniosek o wizę Vander Elst cudzoziemiec musi złożyć osobiście po wcześniejszej rezerwacji terminu wizyty w Ambasadzie za pośrednictwem strony internetowej Ambasady. Wniosek o wydanie wizy Vander Elst jest płatny – pobierania jest opłata w wysokości 75 euro.
Lista niezbędnych dokumentów, jakie muszą zostać złożone wraz z wnioskiem wizowym, podana jest na stronie internetowej Ambasady Niemiec w Polsce.
Jeżeli firma delegująca deleguje do Niemiec obywateli państw spoza Unii Europejskiej bez wizy Vander Elst, naraża się na odpowiedzialność karną. Obowiązkiem firmy delegującej jest zachowanie wszystkich warunków delegowania właściwych dla zwykłych przypadków delegowania pracowników.
Belgia
W Belgii istnieją inne wymagania w zakresie delegowania pracowników. Pracodawcy zobowiązani są do złożenia deklaracji Limosa. Dzięki temu nie muszą już przygotowywać dodatkowych dokumentów związanych z warunkami zatrudnienia, rejestrem pracowników, czy zasadami kontroli pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin.
Obowiązki pracodawcy w Polsce
Pracodawca, który deleguje pracownika (niezależnie, czy pracownik jest obywatelem państwa Unii Europejskiej, czy państwa spoza Unii Europejskiej) musi spełniać następujące warunki:
- zatrudnienie pracownika odbywa się na terenie państwa, z którego delegowany będzie pracownik, czyli w Polsce
- siedziba pracodawcy znajduje się w Polsce
- znaczna część działalności gospodarczej prowadzona jest w Polsce
- rekrutacja pracowników prowadzona jest na terenie Polski
- pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu i zamieszkania pracownikom delegowanym
- po zakończeniu delegowania pracownik powróci do Polski, aby tu ponownie podjąć pracę
Przed delegacją pracownika:
Możliwe, że pracodawca będzie musiał wysłać do organów kraju przyjmującego zawiadomienie zawierające następujące dane:
- informacje dotyczące miejsca pracy pracownika
- informacje dotyczące okresu delegowania
- dane kontaktowe pracownika
- oraz wszelkie inne istotne informacje.
Delegowanie pracownika a warunki zatrudnienia
Państwa przyjmujące mogą mieć własne warunki związane z przyjmowaniem delegowanych pracowników. Dlatego zawsze należy sprawdzić informacje na rządowych stronach państw do których zostaną oddelegowani pracownicy. Niezależnie od tego pracodawców delegujących pracowników obowiązują pewne regulacje, wynikające z międzynarodowej dyrektywy. Zakładają one, że pracownika delegowanego obowiązują warunki zatrudnienia obowiązujące w danym kraju. Dotyczą one:
- stawki minimalnego wynagrodzenia pracownika
- minimalnego okresu wypoczynku
- maksymalnego czasu pracy
- minimalnego wymiaru płatnych urlopów
- równego traktowania
- bezpieczeństwa i higieny pracy
- środków ochronnych kobiet ciężarnych, kobiet w połogu, dzieci i młodzieży
- równości traktowania mężczyzn i kobiet oraz do innych przepisów mających na celu zapobieganie dyskryminacji,
- zakwaterowania, jeśli zapewnia je pracodawca.
Dodatkowo pracodawca powinien zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych w Polsce oraz odprowadzać składki na te ubezpieczenia.
Niezapewnienie tych warunków grozi nałożeniem kary grzywny na firmę delegującą.
Inne prawa:
Jeżeli pracownik został oddelegowany do innego państwa Unii Europejskiej:
- nie musi składać wniosku o uznanie kwalifikacji zawodowych, jednak w przypadku niektórych zawodów może okazać się konieczne złożenie pisemnego oświadczenia,
- nie musi rejestrować się w instytucjach zabezpieczenia społecznego w kraju, do którego został oddelegowany, ponieważ pozostaje ubezpieczony w kraju zatrudnienia. Dlatego też w czasie trwania oddelegowania nie gromadzi żadnych dodatkowych praw w zakresie zabezpieczenia społecznego, takich jak uprawnienia emerytalne czy prawo do zasiłku dla bezrobotnych w kraju, do którego został oddelegowany.
- jeżeli okres delegowania przekracza 3 miesiące, musi zarejestrować swój pobyt w odpowiednim urzędzie.
- nie nabywa praw do pobytu stałego w kraju przyjmującym.
Delegowanie pracownika na długi termin (powyżej 12 miesięcy)
Jeżeli pracownik został oddelegowany na okres przekraczający 12 miesięcy (pod warunkiem że pracodawca złożył powiadomienie w odpowiednim urzędzie państwa przyjmującego), zastosowanie mają wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym, z wyjątkiem tych, które dotyczą dodatkowych świadczeń emerytalnych i rozwiązywania umów.
Jeżeli pracownik został oddelegowany do innego kraju Unii Europejskiej na dłuższy okres, członkowie jego rodziny mogą do niego dołączyć na mocy praw przysługujących im jako obywatelom Unii Europejskiej, ale nie w charakterze osób na jego utrzymaniu.