Każdy pracodawca (objęty ustawą o sygnalistach) do 25 września 2024 r. miał obowiązek utworzyć wewnętrzny system zgłaszania naruszeń, dostępny dla pracowników oraz, w pewnych przypadkach, dla osób zewnętrznych współpracujących z firmą.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych jest obowiązkowa dla podmiotów prawnych, dla których co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Limit obejmuje zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jak i osoby, które świadczą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż umowa o pracę i nie zatrudniają do tej pracy innych osób.

Katalog naruszeń prawa, które mogą zgłaszać sygnaliści, nie obejmuje prawa pracy, natomiast pracodawcy mogą ująć te przepisy w wewnętrznych procedurach. Art. 3 ust. 2 ustawy o sygnalistach podkreśla, że podmiot prawny (np. pracodawca) może uwzględnić w procedurze zgłaszanie informacji o naruszeniach regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które bazują na powszechnie obowiązującym prawie. Za brak wprowadzenia procedury sygnalistów firmie grozi kara grzywny.

Zgłoszenie naruszenie prawa

Informacja o naruszeniu prawa to:

  • informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie:
  • w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował
  • w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą
  • informacja dotycząca próby ukrycia naruszenia prawa.

Dnia 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 

Obowiązek wprowadzenia procedur wewnętrznych dotyczących sygnalistów miały firmy zatrudniające do 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz przedsiębiorcy, a do nich zalicza się:

  • pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
  • osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, na przykład w ramach umowy-zlecenia, umowy o świadczenie usług, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Sygnalistą może być:

  • pracownik tymczasowy
  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
  • pracownik
  • przedsiębiorca
  • wolontariusz
  • stażysta
  • akcjonariusz lub wspólnik
  • prokurent
  • członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy
  • praktykant.

Ponadto, sygnalistą może być również osoba fizyczna, która dowiedziała się o nieprawidłowości związanej z miejscem pracy przed zatrudnieniem (lub innego rodzaju współpracy z firmą), a także po zakończeniu zatrudnienia/współpracy, co oznacza że przepisy ustawy należy stosować również zarówno wobec kandydatów do pracy we wskazanej firmie, jak i wobec byłych pracowników / współpracowników wskazanej firmy.

Jak można zgłaszać naruszenia prawa?

Ustawa przewiduje trzy procedury służące informowaniu o naruszeniu prawa:

  • zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmowanej przez firmę, w szczególności pracodawców
  • zgłaszanie informacji o naruszeniu prawa w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, czyli przekazywanie informacji Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu
  • ujawnianie publiczne informacji o naruszeniu prawa, którego zastosowanie powinno mieć wyjątkowy charakter i wymaga przez sygnalistę spełnienia dodatkowych warunków.

Osoba zgłaszająca może wybrać, czy chce to zrobić w procedurze wewnętrznej, przyjętej u swojego pracodawcy, czy jednak woli zgłosić naruszenie do właściwego organu w procedurze zewnętrznej. Sygnalista może więc dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Dodatkowa ochrona będzie przysługiwała sygnaliście od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja, którą zgłasza lub publicznie ujawnia, jest:

  • prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia
  • informacją o naruszeniu prawa.

Głównym celem ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie sygnalistom bezpiecznej drogi przekazywania zgłoszeń o zaobserwowanych naruszeniach prawa. Firma będzie musiała zapewnić przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów co najmniej w formie ustnej i pisemnej, a w tym drugim przypadku – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Zgłoszenia ustne będą mogły być dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Do nagrania rozmowy telefonicznej bądź sporządzenia jej transkrypcji niezbędne będzie uzyskanie zgody sygnalisty. Z rozmowy nienagrywanej trzeba będzie z kolei sporządzić protokół – podobnie jak z przebiegu bezpośredniego spotkania z sygnalistą, jeśli zawnioskował o jego przeprowadzenie (chyba że taka bezpośrednia rozmowa została nagrana).

Jednocześnie zdjęta ma zostać obawa o skierowane przeciwko niemu potencjalne działania odwetowe pracodawcy, a to za sprawą grożącej pracodawcy odpowiedzialności karnej za utrudnianie dokonania zgłoszenia lub za podjęte działania odwetowe względem sygnalisty. Co więcej, pracodawca może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej względem osoby zgłaszającej. Ochrona przysługująca sygnalistom rozciągnięta została ponadto na osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne).

Jakie naruszenia może zgłosić Sygnalista?

  • zamówienia publiczne;
  • usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
  • bezpieczeństwo transportu;
  • ochrona środowiska;
  • ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
  • bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt;
  • zdrowie publiczne;
  • ochrona konsumentów;
  • ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych;
  • korupcja;
  • interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  • rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  • konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z innymi wskazanymi dziedzinami.

Zakaz stosowania środków odwetowych wobec sygnalistów.

W celu zwiększenia poziomu ochrony sygnaliście ustawa o ochronie sygnalistów przyznaje takim osobom dodatkowe środki bezpieczeństwa.

Pracownicy

Wobec pracownika-sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

  • odmowie nawiązania stosunku pracy
  • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy
  • niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa
  • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę
  • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu
  • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń
  • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy
  • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych
  • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty
  • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy
  • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy
  • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze
  • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu
  • mobbingu
  • dyskryminacji
  • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu
  • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe
  • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania
  • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego
  • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
  • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Co istotne, to na pracodawcy spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że jego działanie, na przykład pominięcie przy awansie osoby o statusie sygnalisty, nie jest odwetem.

Pracodawca musi wskazać obiektywne przyczyny swojego działania, niezwiązane ze zgłoszeniem przez sygnalistę naruszenia prawa.

Osoby wykonujące pracę lub usługi na innej podstawie niż umowa o pracę

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na innej podstawie niż stosunek pracy (na przykład umowa cywilnoprawna), dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może być przyczyną działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

  • wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
  • nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Dodatkowe środki ochrony

Przepisy przewidują dodatkowe środki ochrony sygnalisty, między innymi:

  • prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienie w przypadku sygnalisty, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych. Minimalna wartość odszkodowania została określona w wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
  • zgłoszenie dokonane przez sygnalistę nie może być podstawą odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
  • postanowienia umowne, które bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.