How Can We Help?
Коли роботодавець приймає на роботу нового працівника, він повинен підготувати для нього пакет документів, які працівник повинен заповнити та підписати. Це дуже важливо, тому що роботодавець зобов’язаний вести трудовий облік, а у працівника повинні бути такі документи, як направлення на медогляд або трудовий договір.
Кожен роботодавець зобов’язаний вести особову справу працівника, причому до особової справи працівника, крім службової документації, входять: довідки з місця роботи працівника з колишніх місць – необхідні для розрахунку днів відпустки, довідки, атестації, рекомендації з колишніх місць роботи – якщо необхідні дипломи про закінчення університету та інші документи, що підтверджують додаткові навички та кваліфікацію. Працівник зобов’язаний надати роботодавцю оригінали документів для перевірки, після чого роботодавець робить копії наданих документів.
Документи, які роботодавець надає працівнику для оформлення:
- Особиста анкета: анкета як кандидата, так і працівника повинна бути включена в особову справу. На етапі найму роботодавець може запитати у працівника його професійну кваліфікацію, освіту чи трудову історію. Однак роботодавець може не вимагати на цьому етапі надання більш детальних даних про співробітника, таких як PESEL або інші персональні дані. Лише після прийняття працівника на роботу необхідно заповнити форму з такими даними (наприклад, щоб повідомити працівника в ZUS). Особиста анкета повинна містити дані, зазначені в статті 22(1) Кодексу законів про працю (включаючи особисті дані працівника, номер PESEL, номер рахунку, а іноді необхідно надати особисті дані дітей працівника, якщо працівник хоче здійснювати спеціальні права під час трудової діяльності).
- Направлення на медичне обстеження
Направлення та медична довідка повинні бути внесені до особової справи працівника. Роботодавець повинен оплачувати гігієну праці. Перед початком роботи кожен працівник повинен пройти медичний огляд, вид якого залежить від посади та виду виконуваної роботи. Медичні огляди проводяться в закладах медицини праці. Лікар вирішує, чи придатний працівник виконувати професійні обов’язки за контрактом. Працівник отримує медичну довідку про допуск до роботи на певній посаді, яку він зобов’язаний надати роботодавцю. - Трудовий договір
Підставою для прийняття працівника на роботу є трудовий договір. Трудовий договір повинен бути підписаний не пізніше дня початку роботи. Цей документ визначає права та обов’язки як роботодавця, так і працівника. У разі виникнення будь-яких розбіжностей між працівником і роботодавцем підставою для їх вирішення має бути трудовий договір. Трудовий договір підписується працівником і роботодавцем і може бути укладений як на випробувальний, так і на невизначений строк. - Інформація про умови працевлаштування
У ньому мають бути відомості про норму робочого часу (денну та тижневу), виплату заробітної плати, щорічну відпустку, строки попередження про укладення трудового договору та колективного договору. Інформація про умови праці має бути надана працівнику протягом 7 днів з моменту підписання трудового договору. Якщо на підприємстві немає трудового розпорядку, роботодавець повинен повідомити працівника про порядок обліку робочого часу та спосіб обґрунтування неявки на роботу. - Підтвердження навчання в галузі охорони праці та ознайомлення з принципами охорони праці.
Роботодавець повинен мати письмове підтвердження того, що працівник ознайомився з правилами охорони праці в організації. Навчання з охорони праці має включати:
– загальне початкове навчання (загальний інструктаж) – для нових працівників,
– вступний інструктаж на виробництві (навчання на виробництві) – працівники, зайняті на посадах службовців і тих, де існує ризик дії шкідливих для здоров’я факторів, учні, які проходять професійне навчання. - Заява про здійснення батьківських прав
Якщо працівник виховує хоча б одну дитину віком до 14 років, йому надається додаткова відпустка тривалістю 16 годин або два повних дні – кожного календарного року. Ці дні не переносяться на наступний рік, а також не оплачується еквівалент за цей час.
У документі роботодавець може отримати дозвіл на роботу понад 8 годин на добу (у разі еквівалентної системи робочого часу, системи скороченого робочого тижня, роботи у вихідні дні), роботу в нічний час, надурочну роботу, систему перерваного робочого часу. або дозвіл на делегування. - Заява про взяття членів сім’ї на облік на соціальне страхування
Інформація про кожного працівника, найнятого за трудовим договором, повідомляється в ZUS. Крім того, він має право взяти на облік членів своєї сім’ї на соціальне страхування (дитину, дитину, дружину, батьків, які проживають в спільному домі). - PIT-2
Це заява працівника, яка дозволяє роботодавцю зменшити аванс за певний місяць на суму, що зменшує податок. PIT-2 подається під час прийняття на роботу. Після подання PIT-2 залишається дійсним у наступні роки. PIT-u-2 не може подати працівник, який є пенсіонером, підприємцем або працює на кількох роботах (у цьому випадку лише один роботодавець може мати право на врахування неоподатковуваної суми). Заява про збільшення витрат, що не підлягають оподаткуванню. Працівник може подати заяву на збільшення витрат, які не підлягають оподаткуванню (300 злотих замість 250 злотих), якщо він проживає поза місцем роботи та несе витрати, пов’язані з доїздом на роботу (і не отримує надбавку за звільнення). - Відмова від заощаджень PPK для працівників
При вступі на роботу працівник автоматично зараховується до PPK. Роботодавець укладає договір з PPК і щомісяця перераховує не менше 1,5% (і максимум 4%) винагороди працівника на приватний номер PPК.
PPK – це програма, яка спрямована на підтримку накопичення коштів для пенсійного забезпечення після припинення професійної діяльності. Якщо хтось не хоче використовувати PPK, він може звільнитися в будь-який момент. - Згода на обробку персональних даних
Роботодавець може отримати згоду вже на етапі найму — доповнивши інформаційний пункт інформацією про мету обробки даних і вказавши одержувачів даних у разі прийняття кандидата на роботу. Однак, якщо він цього не зробив, обов’язок щодо інформації має бути виконаний і документ заповнений, оскільки роботодавець стає розпорядником даних працівника. - Документ про рівне ставлення до працівників
Документ представляє декларацію роботодавця про те, що він не буде дискримінувати працівників за статтю, віком, походженням, станом здоров’я, сексуальною орієнтацією, віросповіданням або типом трудового договору та робочим часом. Як правило, до всіх працівників слід ставитися однаково, також у разі просування по службі або доступу до навчання, спрямованого на підвищення професійної кваліфікації.