Когда работодатель нанимает нового сотрудника, он должен подготовить для него полный набор документов, которые работник должен заполнить и подписать. Это очень важно, потому что работодатель обязан вести трудовые записи, а работник должен иметь такие документы, как направление на медицинское обследование или трудовой договор.
Каждый работодатель обязан вести личные дела работника, а в личные дела работника прилагаются помимо трудовой документации: трудовые свидетельства (świadectwa pracy) работника с бывших мест работы — необходимые для начисления отпускных дней, сертификаты, справки, рекомендации с бывших мест работы — при необходимости, дипломы о высшем образовании и другие документы, свидетельствующие о дополнительных навыках, квалификации. Работник обязан представить оригинальные документы работодателю для проверки, затем работодатель делает копии предоставленных документов.
Документы, которые работодатель предоставляет работнику для заполнения:
– Личная анкета: в личных записях должна быть как личная анкета кандидата, так и сотрудника. На этапе процесса найма работодатель может спросить работника о профессиональной квалификации, его образовании или ходе предыдущей работы. Однако работодатель не может требовать на этом этапе предоставления более подробной информации о сотруднике, такой как PESEL или другие личные данные. Только после найма сотрудника необходимо заполнить форму с такими данными(например, чтобы сообщить о сотруднике в ZUS). Анкета должна содержать данные, указанные в статье 22 (1) Трудового кодекса (в том числе персональные данные сотрудника, PESEL, номер счета и иногда необходимо предоставить личные данные детей сотрудника, если работник хочет использовать особые полномочия в ходе работы).
Направление на медицинское обследование
Направление и медицинское заключение должны находиться в личном деле сотрудника. За медико-санитарную экспертизу должен платить работодатель. Перед началом работы каждый работник должен пройти медицинское обследование, вид которого зависит от должности и типа выполняемой работы. Медосмотр проводится в медицинских учреждениях труда. Врач решает, способен ли работник взять на себя профессиональные обязанности по контракту. Работник получает медицинское заключение с допуском к работе на определенной должности, которое обязан передать работодателю.
Трудовой договор
Трудовой договор является основой трудоустройства работника. Трудовой договор должен быть подписан не позднее даты начала работы. В этом документе определяются права и обязанности – как работодателя, так и работника. В случае каких-либо разногласий между работником и работодателем трудовой договор должен быть основанием для их урегулирования. Трудовой договор подписывается работником и работодателем и может быть заключен на испытательный срок, определенный или неопределенный период.
Информация об условиях найма
В нем должна быть указана норма рабочего времени (суточная и недельная), выплаты заработной платы, отпуск, период уведомления о разрыве трудового договора и коллективном договоре (если такой существует на месте труда). Информация об условиях трудоустройства должна быть предоставлена работнику в течение 7 дней с момента подписания трудового договора. В случае, если в компании не действует трудовой регламент, работодатель должен проинформировать работника о способе учета рабочего времени и способе оправдания отсутствия на работе.
Подтверждение обучения в области охраны труда и ознакомления с правилами безопасности и гигиены труда.
Работодатель должен иметь письменное подтверждение ознакомления работника с правилами безопасности и гигиены труда в организации. Обучение по охране труда должно включать:
– общее начальное обучение ( общее обучение) – для новых сотрудников,
– и предварительное обучение на рабочем месте для работников, занятых на рабочих местах, где существует риск воздействия факторов, вредных для здоровья, и учащихся, проходящие обучение по профессии.
Заявление об использовании родительских прав
Если работник воспитывает хотя бы одного ребенка до 14 лет, ему предоставляется дополнительный отпуск в размере 16 часов или двух полных рабочих дней — каждый календарный год. Эти дни не переходят на следующий год, за это время также не выплачивается эквивалент.
В документе работодатель может получить согласие на работу более 8 часов в сутки (в случае эквивалентной системы рабочего времени, системы сокращенной рабочей недели, работы в выходные дни), работу в ночное время, сверхурочную работу, в системе прерывистого рабочего времени или согласие на делегирование.
Заявление о подаче заявления членов семьи на социальное обеспечение
Информация о каждом работнике, нанятом по трудовому договору, передается в ZUS . Кроме того, работник имеет право подать заявление в социальное обеспечение членов своей семьи (ребенок, ребенок на воспитании, супруг, родители, проживающие в том же доме).
PIT-2
Это заявление сотрудника, которое позволяет работодателю уменьшить взносы за работника, увеличивая выплату работнику нетто. PIT-2 складывается в= момент начала работы. Единожды предоставленный PIT-2 сохраняет свою силу в последующие годы. PIT – 2 не может быть подан работником, который является пенсионером, предпринимателем или работает на нескольких работах (в этом случае PIT-2 можно предоставить только одному работодателю). Заявление о повышенных тратах при получении дохода, если работник живет за пределами населенного пункта, где выполняет работу, и несет расходы, связанные с транспортировкой на работу (и не получает надбавку за выезд (dodatek za rozłąkę)).
Отказ от капитальных планов сотрудника (pracownicze plany kapitałowe)
С началом работы сотрудник автоматически привязывается к PPK. Работодатель заключает договор с PPK и ежемесячно переводит не менее 1,5% (и не более 4%) заработной платы работника на частный номер PPK.
PPK (https://pracowniczeplanykapitalowe.org.pl/) это программа, призванная помочь накоплению средств на пенсионное обеспечение после прекращения профессиональной деятельности. Если кто-то не хочет использовать PPK, он может подать заявление об отказе в любое время.
Согласие на обработку персональных данных
Работодатель может получить согласие уже на этапе найма — путем дополнения информационного пункта информацией о цели обработки данных и указания получателей данных в случае найма кандидата. Однако если он этого не сделал, необходимо заполнить документ, поскольку работодатель становится администратором данных сотрудника.
Документ о равном обращении с работниками
Документ представляет собой декларацию работодателя, что он не будет дискриминировать работников по признаку пола, возраста, происхождения, состояния здоровья, сексуальной ориентации, вероисповедания или типа трудового договора и размера рабочего времени. Как правило, ко всем сотрудникам следует относиться одинаково, в том числе в случае продвижения по службе или доступа к обучению, направленному на повышение профессиональной квалификации.