W praktyce bardzo często znajdujemy się w sytuacji, gdy powinniśmy wysłać dokument/pismo listem poleconym. List polecony daje nam możliwości potwierdzenia kiedy został wysłany, a nawet sprawdzić czy i kiedy został odebrany. Jest to ważne jako dowód, że dany adresat otrzymał dokument (np. w korespondencji z pracodawcą), a często prawo wymaga od nas wysyłki danego dokumentu w określonym terminie – potwierdzenie z placówki pocztowej daje nam gwarancję, że urząd nie będzie mógł nam zarzucić, że nie zdążyliśmy w terminie z wysyłką dokumentu, nawet jeżeli otrzymają list później.
W pierwszej kolejności, należy na kopercie w lewym górnym rogu opisać dane wysyłającego (czyli nasze), a w prawym dolnym rogu dane adresata (osoby, do której wysyłamy list). Następnie musimy wypełnić druk nadania listu:
Przedstawiony powyżej obrazek przedstawia obie strony druku. Druk można znaleźć w internecie (np. na stronie poczty – https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2013/10/wz%C3%B3r-11_2.pdf) albo wydrukowane druki znajdują się na każdej placówce pocztowej (nie trzeba wiec nic wcześniej drukować).
Druk uzupełniamy:
- w polu nadawca – nasze dane (wysyłającego);
- w polu adresat – dane podmiotu, do którego wysyłamy list.
Z opisaną kopertą i wypełnionym drukiem musimy podejść do okienka w placówce pocztowej. Przekazujemy list i druk oraz opłacamy list (na ten moment koszt przesyłki poleconej do 500 g to 6.50 PLN). Pracownik/ca poczty wręcza nam z powrotem druk ze stemplem poczty oraz naklejką z numerem listu poleconego. Jest to bardzo istotne, żeby ten druk zachować – jest to dowód, że danego dnia wysłaliśmy list (na nim znajduje się stempel pocztowy z datą). Numer listu poleconego (przesyłki) z naklejki umożliwi nam również sprawdzania statusu listu (czy i kiedy dotarł do adresata). Można to sprawdzić wpisując numer listu poleconego (przesyłki) na stronie – https://emonitoring.poczta-polska.pl/